Du har studerat flitigt för PMI:s PMP® Certifieringsexamen för att bli en av det snabbt växande antalet projektledningsexperter i världen. Du läser igenom din bok, En guide till kunskapsbasen för projektledning (PMBOK® Guide), 5e utgåva från pärm till pärm. Det är klart. Bocka av den på listan.
Vad nu? Läs det igen. Va? Nej! Utsätt mig inte för det där igen. Vad mer kan jag få ut av det? Jag har redan läst det med syfte, precis som du sa att jag skulle göra.
Den här gången, läs det annorlunda.
En av de förvirrande aspekterna av PMBOK-guiden® är att den är strukturerad efter kunskapsområde, vilket inte representerar ett projekt i någon form av kronologisk ordning. Så när du läser igenom boken som den är tryckt måste du komma ihåg att varje gång du börjar läsa ett nytt kunskapsområde (kapitel 4 till 13) läser du upprepade gånger igenom hela projektets livscykel från början till slut. Värdet med att ha boken strukturerad på detta sätt är att kunna koncentrera sig på varje kunskapsområde, ett i taget, och dyka in för att se hur just den nyansen i projektet kommer att hanteras. Problemet är att de flesta tänker kronologiskt. Så hur ska jag sätta ihop detta?
Ett sätt att lösa detta problem är att hoppa runt i boken genom att läsa varje process efter processgrupp istället för efter kunskapsområde. Här är ett praktiskt sätt att göra det:
- Börja på sidan 1 och läs vidare till sidan 61. Sida 61 är sidan som mappar alla 47 processer in i deras kunskapsområden (radvis) och processgrupper (kolumnvis).
- Bokmärk sidan 61 och använd den som riktlinje
- Istället för att läsa varje process rad för rad (vänster till höger, uppifrån och ned), läs varje process kolumn för kolumn (uppifrån och ned, vänster till höger)
Genom att hoppa över boken och läsa alla initieringsprocesser först, sedan planeringsprocesserna, sedan utförandeprocesserna och så vidare, får du ett helt nytt perspektiv på boken. Processerna kommer att flyta mer på samma sätt som de gör när de utförs i ett verkligt projekt. Du kommer att kunna se hur utdata från en process omvandlas till indata för nästa process, utan att behöva komma ihåg var den processen skapades.
För de mer äventyrliga kan ni ta det ett steg längre. Planera processerna själv i kronologisk ordning genom att koppla ihop outputs och inputs. Detta fungerar särskilt bra med planeringsprocesserna. Skriv namnet på varje planeringsprocess på en egen post-it-lapp. Gå till en tom whiteboard och skapa ett nätverksdiagram (eller något slags) genom att rita pilar mellan processer (post-it-lappar). Varje pil representerar en större leverans eller ett dokument. En sammankopplande pil visar var ett dokument/leverans är en output från en tidigare process och sedan blir en input till en efterföljande process. Märk varje rad med namnet på leveransen/dokumentet. När du är klar får du en bättre uppfattning om en naturlig ordning för dessa processer att slutföras.
Skapa din egen riktlinje och läs PMBOK-guiden® på ditt sätt. Visst kan du fuska och använda någon annans rekommenderade ordning, men det finns mycket mer värde i att själv hämta den informationen från boken.
Det här verkar vara mycket extra arbete. Är det verkligen värt det? Ja, jag tror det. Många av frågorna på PMP-provet är situationsbaserade frågor. Ett scenario kommer att upprättas för dig och den enkla frågan som ställs är "vad ska du göra härnäst?" Om du har en god förståelse för ordningen på dessa 47 processer, blir det mycket lättare att svara korrekt på frågan. Är det inte det som är poängen med att göra provet från första början? Få så många rätt svar som möjligt!
Sammanfattningsvis är det bra att läsa boken en gång för att förstå vad som står där och varför den står där. Att läsa den två gånger för att förstå hur allt hänger ihop är ännu bättre. Om du ska investera tid i att läsa en bok, utnyttja den på bästa sätt och få olika information varje gång du läser den. Läs den på ett annat sätt!
Dina kommentarer eller frågor om den här artikeln är välkomna, liksom förslag på framtida artiklar. Kontakta mig gärna via e-post på bzimmerman@keyperformance.com.
Om författaren: Barbara J Zimmerman började arbeta inom IT-branschen för över 30 år sedan och har erfarenhet av projektledning och utbildning inom en mängd olika områden. Hon är PMI-certifierad som Project Management Professional (PMP)®), Schemahanteringsexpert (PMI-SP)®), och riskhanteringsexpert (PMI-RMP)®). Fru Zimmerman utvecklar och undervisar i projektledningskurser för Key Performance LLC. För en mer detaljerad biografi, vänligen se www.keyperformance.com.